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Es gibt zwei Möglichkeiten, eine automatische Antwort (Autoreply) für die eigene E-Mail-Adresse einzurichten:

1. In der Outlook Web App (OWA):

Methode erster Wahl ist die Einrichtung von automatischen Antworten in der Outlook Web App (OWA).

Loggen Sie sich dazu auf https://exchange.hhu.de/ ein, dann:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen)
  2. Klicken Sie auf "Automatische Antworten"
  3. Stellen Sie den Antwortzeitraum und Antworttext nach Bedarf ein.
  4. Beachten Sie, dass Sie das Häkchen (Checkbox) unten neben "Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden" setzen müssen, damit auch Benutzer/innen ohne Exchange (z. B. Studierende) Ihre automatischen Antworten erhalten. Geben Sie auch im unteren Textfeld einen Antworttext ein.

Vergessen Sie nicht, die gesetzten Einstellungen mit einem Klick auf "OK" oben zu speichern.




2. In Outlook (am Beispiel von Version 2010):

Unter Datei / Informationen finden Sie die Schaltfläche "Automatische Antworten"

Klicken Sie in dem folgenden Fenster den Punkt "Automatische Antworten senden" an, wählen Sie den Zeitraum für die Abwesenheitsmeldung und geben Sie den Text ein, der als automatische Antwort versendet werden soll. Wichtig: Sie müssen beide Textboxen - überschrieben mit "Innerhalb meiner Organisation" und "Außerhalb meiner Organisation" - befüllen, wenn Sie auch externen Absendern eine automatische Antwort zukommen lassen möchten. "Innerhalb meiner Organisation" bedeutet hier: alle Benutzer auf dem gleichen Exchange-Server, nicht z.B. alle in der Universität. Natürlich können Sie durch Kopieren und Einfügen den gleichen Text verwenden.

Nach Klicken auf "OK" erfolgt die Bestätigung in der folgenden Form nur, wenn der Zeitraum für die automatische Antwort schon erreicht ist. Durch Anklicken des Knopfes "Deaktivieren" können Sie die automatische Antwort leicht wieder ausschalten. Der eingegebene Text bleibt erhalten und kann für die nächste Abwesenheit bei Bedarf angepasst werden - statt ihn neu zu schreiben.