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Hier können Sie Ihrer Veranstaltung die Studiengänge zuordnen für die Ihre Veranstaltung angeboten wird. Diese Zuordnung kann zum Einen genutzt werden, um einen sogenannten Studiengang-Plan (LINK)zu erstellen (d.h. eine tabellarische Übersicht aller Veranstaltungen eines Semesters zu einem bestimmten Studiengang mit der Möglichkeit eine semesterbezogene Darstellung zu filtern), und zum Anderen, um mit den entsprechenden Belegverfahren die Belegungsmöglichkeit Ihrer Veranstaltung auf Studierende bestimmter Studiengänge einzugrenzen. Gegebenfalls nutzt Ihre Einrichtung die Zuordnung von Studiengängen auch zu späteren Evaluationszwecken.
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Sie können Veranstaltungen nur solchen Überschriften zueisen zuweisen für die Sie als Fachbereichsadministrator auch Bearbeitungsrechte haben.
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In der Bearbeitungsmaske Ihrer Veranstaltung finden Sie eine Reihe an Karteikarten mit sogenannten Freitextfeldern. Hier können Sie einen beliebigen Text mit Informationen zu Ihrer Veranstaltung hinterlegen. Diese Felder sind idR vorgesehen für Informationen rund um Veranstaltungsinhalte, Teilnahmevoraussetzungen, Literaturhinweise, usw. Diese Felder können Sie nach Ihren eigenen Wünschen mit Inhalten versehen.
Ein paar nützliche Hinweise zum Einfügen von Texten aus Word-Dokumenten:
Formatierung in Textfeldern Wenn man Text aus einem Word-Dokument in die Textfelder kopiert, erscheinen in der Veranstaltungsansicht manchmal seltsame Zeichenformatierungen. Das sind dann normalerweise die Formatierungsanweisungen aus Word, die Sie (quasi unsichtbar) mitkopiert haben.
Damit es gar nicht erst so aussieht: Benutzen Sie unter dem Reiter Bearbeiten die Funktion Als Text einfügen. Ihr text wird nun unformatiert eingefügt und sollte somit keine kryptischen Sonderzeichen enthalten.
Wenn der Text schon falsch formatiert vorhanden ist: Alles markieren (mit der Maus oder STRG + A ). Den fünften Reiter von rechts anklicken (Format) und hier die Funktion Formatierung entfernen wählen. Das löscht dann erstmal alle Formatierungen, also auch Absätze etc. Die gewünschten Formatierungen kann man hinterher neu einfügen.
Zuordnung zu Einrichtungen
Die hier aufgeführte Einrichtung ist zum Einen der Veranstalter, zum Anderen wird damit festgelegt, wer die Bearbeitungsrechte an dieser Veranstaltung hat: alle diejenigen, die eine Kennung als Fachbereichsadmin für diese Einrichtung besitzen. Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen, wird diese automatisch der Einrichtung zugeordnet für die Sie Bearbeitungsrechte besitzen und mit der Sie gerade angemeldet sind. Sie können eine Veranstaltung auch zusätzlich anderen Einrichtungen zuordnen - wenn Sie für diese Einrichtungen ebenfalls Bearbeitungsrechte besitzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Veranstaltung immer von allen Fachbereichsadministratoren aller zugeordneter Einrichtungen bearbeitet werden kann.
Modulzuordnung
Hier wird nur erklärt, wie Sie eine Veranstaltung einem Modul zuordnen - inhaltliche Erläuterung zu den Modulen finden Sie weiter untenim Kapitel Module & Studiengänge.
1. Öffnen Sie die Bearbeitungsansicht der gewünschten Veranstaltung.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Modulzuordnung auf der 2. Seite (s. rote Pfeile in Abb. 11)
3. Falls noch gar kein Modul zugeordnet wurde, können Sie das Listenfeld unterhalb von Modul aufklappen und ein Modul auswählen (s. blaue Pfeile in Abb. 11). In dem Auswahlfeld für die Modulbezeichnung werden Ihnen automatisch alle Module, die Ihrer Einrichtung zugeordnet sind, angezeigt.
4. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Wenn die Eingabe gespeichert wurde, lässt sich das Eingabefeld nicht mehr aufklappen und hat einen hellblauen Hintergrund. Vor dem Eintrag erscheint ein grünes Häkchen (s. Abb. 12)
5. Über den Neu-Button (s. roter Pfeil in Abb. 12) können Sie beliebig viele neue Datensätze anlegen und Module hinzufügen. Wählen Sie das gewünschte Modul aus und speichern Sie Ihre Eingabe durch Klick auf Speichern.
6. Wiederholen Sie den Vorgang bis alle gewünschten Module der Veranstaltung zugeordnet sind.
Zuordnung zu Modulen löschen
1. Öffnen Sie die Veranstaltung in der Bearbeiten-Ansicht und wechseln Sie auf die Karteikarte Modulzuordnung (wie oben b eschrieben)den Reiter Modulzuordnung.
2. Markieren Sie das Auswahlkästchen unterhalb von Ausw. (s. blauer Pfeil in Abb. 13)die zu löschenden Modulangebote.
3. Klicken Sie auf Löschen.
4. Es erscheint, die in Abb. 14 dargestellte Ansicht: vor dem Modul erscheint ein X-Icon. Klicken Sie auf Endgültig Löschen, wenn Sie die Zuordnung der Veranstaltung zu dem so markierten Modul tatsächlich löschen wollen.
5. Sonderfall 'leere' Module löschen:
Falls man Ausversehen ohne Auswahl eines Moduls den Speicher-Button betätigt hat, speichert LSF einen leeren Datensatz als Modul an der Veranstaltung. Dieses 'leere' Modul lässt sich nicht auf dem oben beschriebenen Weg löschen und man erhält bei dem Versuch eine Fehler-Meldung (Null.Pointer.Exception). Zur Korrektur geht man wie folgt vor: In das Feld 'Modul' einfach eine beliebige Zeichenfolge eintippen und Speichern drücken. LSF bietet dann erneut die Möglichkeit über das Drop-Down-Menü ein Modul auszuwählen. Nun kann man entweder das korrekte Modul auswählen und speichern oder - wenn man den kompletten Eintrag löschen möchte - ein beliebiges Modul auswählen, speichern und dann die Schritte 2-4 ausführen.
Nicht zusammen belegbar mit
zugeordnete Übungen
Belegfrist
Der Bearbeitungsreiter Belegfrist steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie im Reiter Veranstaltung die Frage nach der Belegpflicht positiv beantwortet haben. Haben Sie die Einstellungen Belegpflicht, gesperrt oder Zuweisung gewählt, ist der Reiter Belegfrist nicht verfügbar. Haben Sie hier die Einstellung keine Belegung gewählt, ist der Reiter Belegfrist nicht verfügbar.
Hier wählen Sie aus den an der HHU angeboteten Belegfristen die für Ihre Veranstaltung gewünschte Belegfrist aus. Die HHU bietet dazu in jedem Semester eine große Auswahl verschiedener Fristen mit unterschiedlichen Verfahren an. Es ist auch möglich einer Veranstaltung mehrere aufeinanderfolgende Belegfristen zuzuweisen.
| Info |
|---|
| Bitte weisen Sie niemals sich überlappende Belegfristen einer Veranstaltung zu. Dies führt zu Fehlern bei der Belegung. |
Wenn Sie sich für eine Online-Belegung entscheiden lesen Sie bitte unbedingt auch in den Allgemeinen Informationen unsere Hinweise zu den Belegfristen und Belegverfahren sowie zu Terminen und Fristen .
Kopieren von Veranstaltungen
Wenn sie eine Veranstaltung in einem anderen Semester anbieten wollen, so können Sie diese mit fast allen bereits vorhandenen Daten kopieren und müssen sie nicht komplett neu erstellen.
Bitte überprüfen Sie zuerst, ob ihre Veranstaltung bereits in das neue Semester übernommen wurde bevor sie mit dem Vorgang beginnen!
1) Um eine Veranstaltung zu kopieren, wählen Sie unter Veranstaltungen die Option Veranstaltungen kopieren.
2) Nun können sie auswählen aus welchem Semester(Ausgangssemester) in das Zielsemester kopiert werden soll. Sobald Sie die richtigen Semester eingetragen haben, drücken sie auf Quellveranstaltungen suchen.
3) Sie gelangen nun in die bereits bekannte Suchmaske und können nach dem gewohnten Schema suchen. Bei "Einrichtung" sollte bereits ihre Einrichtung eingetragen sein. Falls sie nur eine bestimmte Veranstaltung kopieren wollen, können sie nun bei "Titel der Veranstaltung" per Eingabe die Suche eingrenzen.
4) Sobald sie mit ihrer Suchanfrage zufrieden sind klicken sie auf "Suche Starten" und bekommen eine Liste aller Veranstaltungen, die sie kopieren können und ihrer Suchanfrage entsprechen. Machen Sie bei jeder Veranstaltung, die Sie kopieren wollen auf der linken Seite einen Haken und drücken auf "Veranstaltungen kopieren", nachdem sie alle ausgewählt haben.
In diesem Bearbeitungsreiter können Sie eine Veranstaltung mit anderen Veranstaltungen Ihrer Einrichtung verknüpfen, die nicht zusammen belegt werden sollen. Diese Angaben erscheinen zum einen in der Detailansicht der Veranstaltung auch für Studierende zur Information. Zum anderen kann im Rahmen bestimmter Belegverfahren eine Mehrfachbelegung der so gruppierten Veranstaltungen ausgeschlossen werden. Bitte beachten Sie, dass dies nur gezielt über bestimmte Belegverfahren möglich ist und diese Belegverfahren beim LSF beantragt werden müssen.
zugeordnete Übungen
In diesem Bearbeitungsreiter können Sie eine Veranstaltung (z. Bsp. Vorlesung) gezielt mit den dazugehörigen Übungen verknüpfen. Diese Angaben werden dem Studierenden dann in der Detailansicht der Veranstaltung als Information zur Verfügung gestellt.
Belegfrist
Der Bearbeitungsreiter Belegfrist steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie im Reiter Veranstaltung die Frage nach der Belegpflicht positiv beantwortet haben. Haben Sie die Einstellungen keine Belegung, gesperrt oder Zuweisung gewählt, ist der Reiter Belegfrist nicht verfügbar. Haben Sie hier die Einstellung Belegfrist gewählt, ist der Reiter Belegfrist verfügbar.
Hier wählen Sie aus den an der HHU angeboteten Belegfristen die für Ihre Veranstaltung gewünschte Belegfrist aus. Die HHU bietet dazu in jedem Semester eine große Auswahl verschiedener Fristen mit unterschiedlichen Verfahren an. Es ist auch möglich einer Veranstaltung mehrere aufeinanderfolgende Belegfristen zuzuweisen.
| Info |
|---|
Bitte weisen Sie niemals sich überlappende Belegfristen einer Veranstaltung zu. Dies führt zu Fehlern bei der Belegung. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Belegverfahren für Sie das geeignete Verfahren ist, fragen Sie bitte beim LSF-Support nach. |
Wenn Sie sich für eine Online-Belegung entscheiden lesen Sie bitte unbedingt auch in den Allgemeinen Informationen unsere Hinweise zu den Belegfristen und Belegverfahren sowie zu Terminen und Fristen .
Kopieren von Veranstaltungen
Wenn sie eine Veranstaltung in einem anderen Semester anbieten wollen, so können Sie diese mit fast allen bereits vorhandenen Daten kopieren und müssen sie nicht komplett neu erstellen.
Bitte überprüfen Sie zuerst, ob ihre Veranstaltung bereits in das neue Semester übernommen wurde bevor sie mit dem Vorgang beginnen!
1) Um eine Veranstaltung zu kopieren, wählen Sie unter Veranstaltungen die Option Veranstaltungen kopieren.
2) Nun können sie auswählen aus welchem Semester(Ausgangssemester) in das Zielsemester kopiert werden soll. Sobald Sie die richtigen Semester eingetragen haben, drücken sie auf Quellveranstaltungen suchen.
3) Sie gelangen nun in die bereits bekannte Suchmaske und können nach dem gewohnten Schema suchen. Bei "Einrichtung" sollte bereits ihre Einrichtung eingetragen sein. Falls sie nur eine bestimmte Veranstaltung kopieren wollen, können sie nun bei "Titel der Veranstaltung" per Eingabe die Suche eingrenzen.
4) Sobald sie mit ihrer Suchanfrage zufrieden sind klicken sie auf "Suche Starten" und bekommen eine Liste aller Veranstaltungen, die sie kopieren können und ihrer Suchanfrage entsprechen. Machen Sie bei jeder Veranstaltung, die Sie kopieren wollen auf der linken Seite einen Haken und drücken auf "Veranstaltungen kopieren", nachdem sie alle ausgewählt haben.
Man kann immer nur auf einer Seite Kreuze machen und kopieren; beim Weiterblättern geht die Auswahl der Vor-Seite verloren. (Sollten sie weitere Veranstaltungen kopieren wollen, die nicht auf der momentanen Seite angezeigt werden, so wiederholen sie die Schritte 4-6, nachdem sie mit den momentanen Veranstaltungen fertig sind.)
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Sie können als Fachbereichsadministrator die Inhalte (Überschriften) Ihres Fachbereichs selber festlegen, ändern oder löschen. Im Bereich Veranstaltungen finden Sie den Link Überschriften bearbeiten. Hierüber lässt sich die Baumstruktur, in der die Überschriften hierachisch sortiert sind, bearbeiten. Die Wurzel des Baumes steht oben und heißt „Lehrveranstaltungen für das Sommersemester yyyy oder “Lehrveranstaltung für das Wintersemester yyyy/yy„. Die erste Ebene der Überschriften kann nur durch die LSF-Administration geändert werden. Als Fachbereichsadministrator können Sie jedoch die Überschriften Ihrer Einrichtung selber bearbeiten, ergänzen oder löschen. Vor jedem der Einträge im Baum steht ein Pluszeichen: damit kann man den Baum weiter aufklappen und auf die tieferliegenden Hierrachieebenen zugreifen.
| Info |
|---|
| Bitte beachten Sie: Beim Löschen einer Überschrift verlieren die darin enthaltenen Veranstaltungen ihre Zuordnung zur Überschrift komplett. DIese Diese muss dann neu gesetzt werden. |
Über den Reiter Sortierung können Sie zusätzlich festlegen in welcher Reihenfolge die Überschriften angezeigt werden sollen.
Teilnehmerlisten erzeugen...
Eine Schnellübersicht zu den Teilnehmer Teilnehmern sowie die Maske zur manuellen (Nach-)Erfassung von Teilnehmern finden Sie unter Platzvergabe. Wenn Sie einen Teilnehmer manuell in einer Veranstaltung (nach-)erfassen möchten, so machen Sie dies über die Eingabe der Matrikelnummer. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken auf Teilnehmer erfassen. Im folgenden Dialog wählen Sie dann noch den gewünschten Teilnehmerstatus aus.
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Des Weiteren gibt es verschiedene Zustände für eine Ablehnung der Anmeldung, die die verschiedenen Ursachen der Ablehung kennzeichnen (die Status unter ST finden Sie idR nur bei Gruppenprioritätsverfahren).Ablehnung kennzeichnen.
| Abkürzung | Status | Grund der Ablehnung |
|---|---|---|
| AB | abgelehnt | Die Anmeldung wurde von einem automatischen Verfahren abgelehnt (z.B. kein Losglück) und der Teilnehmer hat auch keinen Platz in einer Alternativveranstaltung bekommen (andere Parallelgruppe oder andere Veranstaltung im selben Modul). Der Dozierende hat die ANmeldung des Studierenden manuell abgelehnt. |
| ST | storniert | Die Anmeldung wurde storniert (vom Dozenten oder von einem Administrator) = nicht erschienen. |
| NP | Niedrige Priorität | Abgelehnt aufgrund niedriger Gruppenpriorität. Der Teilnehmer wurde zu einer Gruppe mit höherer Gruppenpriorität zugelassen, hat also einen Platz in einer "beliebteren" Gruppe bekommen. |
| MP | Niedrige Modulpriorität | Abgelehnt aufgrund niedriger Modulpriorität. Der Teilnehmer wurde zu einer Veranstaltung mit höherer Modulpriorität zugelassen, hat also einen Platz in einer "beliebteren" Veranstaltung im selben Modul bekommen |
| HP | Hohe Priorität nicht zugelassen | Die Veranstaltung wurde abgelehnt (z.B. wegen fehlendem Losglück), eine niedrigere Priorität wurde aber zugelassen. Der Teilnehmer hat also einen Alternativplatz bekommen. |
| TU | Terminüberschneidung | Terminüberschneidung für den Teilnehmer, erkannt vom Zulassungsverfahren. |
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| Abkürzung | Status | Beschreibung |
|---|---|---|
| WL | auf Warteliste | Anmeldung für voll belegte Veranstaltung, um bei Freiwerden eines Platzes nachzurücken |
Studium Universale Teilnehmer verwalten
Studierenden, die sich im Rahmen des Studium Universale zu Ihrer Veranstaltung angemeldet haben, werden nicht von Ihnen als Fachbereich bzw. vom Lehrenden verwaltet, sondern vom Zentrum für Studium Universale. Hier werden Zulassungen oder Ablehnungen ausgesprochen und auch später Beteiligungsnachweise ausgegeben.
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Studium Universale Teilnehmer verwalten
Studierenden, die sich im Rahmen des Studium Universale zu Ihrer Veranstaltung angemeldet haben, werden nicht von Ihnen als Fachbereich bzw. vom Lehrenden verwaltet, sondern vom Zentrum für Studium Universale. Hier werden Zulassungen oder Ablehnungen ausgesprochen und auch später Beteiligungsnachweise ausgegeben.
E-Mail-Versand an Teilnehmer einer Veranstaltung
Bei Bedarf können Sie aus LSF heraus eine Email an alle Teilnehmer einer Veranstaltung senden.
In der Detailansicht finden Sie zweimal das @-Symbol (siehe Markierungen in der Abb.):
Über das @-icon gelangen Sie in den Dialog zum Versand von Emails an die Teilnehmer der ausgewählten Veranstaltung. Im Standard wird Ihnen nun angeboten eine Mail and alle zugelassenen Teilnehmer einer Veranstaltung zu senden. Im oberen Bereich der Seite bei Funktionen können Sie aber bei Bedarf auch nach anderen Statusgruppen filtern oder wahlweise natürlich auch allen Studierenden eine Nachricht senden. Über das Aktions-Häkchen vor jedem Namen können Sie natürlich auch benutzerdefiniert an einzelne Studierende eine Nachricht versenden.
Dozierende können den Email-Versand auch über das Dozierenden-Portal durchführen.
Informationen zu Belegfristen & Belegverfahren
Alle wichtigen Informationen zu Belegfristen und Belegverfahren finden Sie in unseren Allgemeinen Informationen zu den Belegfristen und Belegverfahren sowie zu Terminen und Fristen.
Wenn Sie unsicher sind welches der angebotenen Verfahren für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, wenden Sie sich an den LSF-Support Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl einer geeigneten Belegfrist bzw. eines geeigneten Belegverfahrens.
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