Versenden von Dateien
Versenden von kleineren Daten (< 25 MB)
RocketChat (<10 MB Limit)
über RocketChat kann man nur Dateien verschicken, die kleiner als 10 MB groß sind. Die Dateien werden standardmäßig nicht verschlüsselt. OTR (Off-The-Record) funktioniert anscheinend unzuverlässig
E-Mail (25 MB Limit)
über unser Mail System können Mails mit Anhängen von maximal 25 MB verschickt werden. Allerdings muss man darauf achten, dass die Empfänger Seite (das Empfänger Mail-System) auch Anhänge dieser Größe akzeptiert oder nicht. Ist dies nicht der Fall wird die Mail von der Empfänger Seite abgewiesen und man erhält in der Regel eine Fehlermeldung (wenn das Empfänger Mail-System eine verschickt). Mail und deren Anhänge werden standardmäßig nicht verschlüsselt.
Versenden von größeren Daten (> 25 MB)
Sciebo
Das Prinzip ist ähnlich wie das von kommerziellen Diensten wie Dropbox oder Google Drive, jedoch erfolgt die Synchronisierung über Server in NRW. Standardmäßig stehen Ihnen als Angehöriger der Uni 30 GB persönlicher Speicher zur Verfügung. Innerhalb von Projektboxen können Sie auch mehrere TB Speicherplatz bekommen. Daten die bei Sciebo hochgeladen werden, können per Link geteilt werden. Auch ganze Ordner lassen sich teilen. Hochgeladene Daten werden standardmäßig nicht verschlüsselt.
Verschlüsselung
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Das Verschlüsseln von Daten vor deren Versendung ist besonders (aber nicht nur) bei sensiblen Informationen empfehlenswert. Eine komfortable Möglichkeit Daten zu verschlüsseln bietet 7-Zip. 7-Zip ist eine freie Software mit der man Dateien in Kontainer zusammenfassen kann. Diese Kontainer können zusätzlich mit einem Passwort gesichert werden. Die Software kann man sich von der Seite https://www.7-zip.de/ runterladen. In den allermeisten Fällen ist die Version für "64-bit x64"-Systeme die richtige.
Dateien in ein verschlüsseltes Archiv hinzufügen
Mit 7-Zip kann man eine einzelne oder mehrere Dateien, sowie ganze Ordner in ein Archiv hinzufügen.
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Unter dem Begriff "Archiv" versteht man in diesem Kontext eine Kontainer-Datei. Eine solche Kontainer-Datei kann bei der Erstellung auch mit einem Passwort verschlüsseln werden.
Ein Archiv erstellen
Im Explorer navigieren wir zu der Datei bzw. Dateien die wir verschlüsseln wollen.
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In diesem Beispiel wollen wir einige Dateien unserem Download-Ordner archivieren.
Man klickt mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Datei oder den entsprechenden Ordner
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den man archivieren will. In diesem Beispiel wollen wir den Ordner "Scans" und die Datei "Jan2024.pdf" zu ein Archiv hinzufügen. Dazu müssen wir diese Dateien markieren. Dazu halten wir die STRG-Taste gedrückt und klicken mit der linken Maustaste die entsprechenden Dateien und Ordner an.
Anschließend klicken wir mit der Rechtenmaustaste auf eine markierte Datei / Ordner. Es öffnet sich ein Kontext-Menü und wir wählen "7-Zip">"Zu einem Archiv hinzufügen..." aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auflistung von Parametern die man für das zu erstellende Archiv festlegen kann. Die interessanten Felder sind "Archiv", "Archivformat" und unter "Verschlüsselung" die Passwortfelder sowie das "Verfahren"
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Unter "Archiv" kann man den Namen des zu erstellenden Archives festlegen. Hat man eine Datei zum Archivieren ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig denselben Namen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig den Namen des übergeordneten Ordners. Da in unserem Beispiel Dateien im Downloads-Ordner liegen, wird "Downloads.7z" als Archivname gewählt. Man kann aber auch einen beliebigen Namen setzen. Der Anhang ".7z" wird als Dateiendung automatisch ergänzt und lautet je nach Archivformat anders.
Aus Kompatibilitätsgründen sollte man bei "Archivformat" das "zip"-Format auswählen. Durch den wechsel des Archivformats ändern sich einige Felder im restlichen Formular (kann erstmal ignoriert werden).
Beim Setzen des Passworts sollte man die üblichen Vorgaben für starke Passwörter beachten.
Unter "Verfahren" gibt es die Option "ZipCrypto" und "AES-256". AES-256 ist "sicherer" als ZipCrypto (wenn ein starken Passwort gesetzt ist), allerdings wird AES-256 nicht von allen Zip-Programmen unterstützt. Dies könnte beim Empfänger Probleme beim Entpacken verursachen (wenn dieser nicht 7-Zip verwendet). ZipCrypto muss mittlerweile als unsicher eingestuft werden und sollte nicht genutzt werden. Aus Kompabilitätsgründen existiert diese Option allerdings noch.
Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, kann man auf den "OK"-Button klicken und das Archiv wird erstellt.
Nun wird das Archiv erstellt.
Anschließend finden wir das Archiv im selben Ordner wie die Ursprungsdateien.
Alternativ kann man als "Archivformat" das "7z"-Format auswählen. Das hat den Vorteil, dass man unter "Verschlüsselung" über das Feld "Dateinamen verschlüsseln" diese im Archiv verbergen kann.
Ist die Datei sehr groß, kann man das Archiv in einzelne Teile zerstückeln. Über das Feld "In Teildateinen aufsplitten (Bytes)" kann man festlegen welche Größe die einzelnen Teile haben sollen. Bleibt das Feld leer wird das Archiv nicht gestückelt.
Wurde das Archiv erstellt, kann die Archiv-Datei je nach Größe über einen beliebigen Weg versendet / teilt werden. Das Passwort sollte allerdings aus Sicherheitsgründen nicht über den selben Kanal mitgeteilt werden