Das Verschlüsseln von Daten vor deren Versendung ist besonders (aber nicht nur) bei sensiblen Informationen empfehlenswert. Eine komfortable Möglichkeit Daten zu verschlüsseln bietet 7-Zip. 7-Zip ist eine freie Software mit der man Dateien in Kontainer zusammenfassen kann. Diese Kontainer können zusätzlich mit einem Passwort gesichert werden. Die Software kann man sich von der Seite https://www.7-zip.de/ runterladen. In den allermeisten Fällen ist die Version für "64-bit x64"-Systeme die richtige.
Encrypting files before sending it is especially (but not only) recommended for sensitive information. An easy way to encrypt a file is to use 7-Zip. 7-Zip is free software that bundles data in a container. These container can also be locked with a password. The software can be downloaded from https://7-zip.org/. For most devices the appropriate version is "64-bit x64".
Wenn Sie Daten verschlüsseln, werden diese durch einen Schlüssel, meist ein Kennwort, geschützt. Merken Sie sich dieses Kennwort oder notieren Sie sich dieses, z.B. in einem Passwortmanager wie KeePass. Bei Verlust des Kennworts ist eine Entschlüsselung der Datei nicht mehr möglich!
When you encrypt a file, it is protected by a key, usually a password. Remember this password or make a note of it, e.g. in a password manager such as KeePass. If you lose the password, you will not be able to decrypt the file!
Dateien in ein verschlüsseltes Archiv hinzufügen / Add files to an encrypted archive
Mit 7-Zip kann man eine einzelne oder mehrere Dateien, sowie ganze Ordner in ein Archiv hinzufügen. Unter dem Begriff "Archiv" versteht man in diesem Kontext eine Kontainer-Datei. Eine solche Kontainer-Datei kann bei der Erstellung auch mit einem Passwort verschlüsseln werden.
With 7-Zip, you can add one or more files, as well as entire folders, to an archive. In this context, the term “archive” refers to a container file. Such a container file can also be encrypted with a password when it is created.
Helpdesk des ZIM
Ein Archiv erstellen / Creating an archive
1. Im Explorer navigieren wir zu der Datei bzw. Dateien die wir verschlüsseln wollen. In diesem Beispiel wollen wir einige Dateien unserem Download-Ordner archivieren.
1. In File Explorer, we navigate to the file or files that we want to encrypt. In this example, we want to archive some files in our download folder.
2. Man klickt mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Datei oder den entsprechenden Ordner den man archivieren will. In diesem Beispiel wollen wir den Ordner "Scans" und die Datei "Jan2024.pdf" zu ein Archiv hinzufügen. Dazu müssen wir diese Dateien markieren. Dazu halten wir die STRG-Taste gedrückt und klicken mit der linken Maustaste die entsprechenden Dateien und Ordner an.
2. Right-click on the desired file or folder that you want to archive. In this example, we want to add the folder “Scans” and the file “Jan2024.pdf” to an archive. To do this, we need to select these files. Then, while holding down the CTRL key, left-click on the corresponding files and folders.
3. Anschließend klicken wir mit der Rechtenmaustaste auf eine markierte Datei / Ordner (in unserem Beispiel auf eine der zwei markierten Dateien). Es öffnet sich ein Kontext-Menü und wir wählen dort "7-Zip">"Zu einem Archiv hinzufügen..." aus.
3. We then right-click on a selected file / folder (in our example, on one of the two selected files). A context menu opens and we select “7-Zip”>“Add to archive...”.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auflistung von Parametern die man für das zu erstellende Archiv festlegen kann. Die interessanten Felder sind (1) "Archiv", (2) "Archivformat" und unter "Verschlüsselung" die Passwortfelder sowie das (3) "Verfahren".
Unter "Archiv" kann man den Namen des zu erstellenden Archives festlegen. Hat man eine Datei zum Archivieren ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig denselben Namen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig den Namen des übergeordneten Ordners. Da in unserem Beispiel Dateien im Downloads-Ordner liegen, wird "Downloads.7z" als Archivname gewählt. Man kann aber auch einen beliebigen Namen setzen. Der Anhang ".7z" wird als Dateiendung automatisch ergänzt und lautet je nach Archivformat anders.
4. A new window opens with a list of options that can be specified for the archive to be created. The interesting fields are (1) "Archive", (2) "Archive format" and under "Encryption" the password fields as well as (3) "Encryption method".
Under "Archive", you can specify the name of the archive to be created. If you have selected a file for archiving, the archive will have the same name by default. If several files have been selected, the archive will have the name of the parent folder by default. As the files in our example are located in the downloads folder, "Downloads.7z" is selected as the archive name. However, you can also set any name. The '.7z' appendix is automatically added as a file extension and is different depending on the archive format.
5. Aus Kompatibilitätsgründen sollte man bei (1) Archivformat das "zip"-Format auswählen. Durch den wechsel des Archivformats ändern sich einige Felder im restlichen Formular (diese können aber erstmal ignoriert werden).
Beim Setzen des (2) Passworts sollte man die üblichen Vorgaben für starke Passwörter beachten (z.B. Vorgaben des BSI).
Unter (3) Verfahren gibt es die Option "ZipCrypto" und "AES-256". ZipCrypto ist schwache Verschlüsselung und sollte nicht verwendet werden. Nutzen Sie AES-256!
Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, kann man auf den "OK"-Button klicken und das Archiv wird erstellt.
5. For compatibility reasons, you should select the “zip” format for (1) Archive format. By changing the archive format, some fields in the rest of the form will change (but these can be ignored for now).
When setting the (2) password, you should follow the usual guidelines for strong passwords (e.g. BSI guidelines).
Under (3) Encryption method, the options are “ZipCrypto” and “AES-256”. ZipCrypto is a weak encryption and should not be used. Use AES-256 instead!
If all the requirements are fulfilled, you can click the "OK"-Button and the archive will be created.
6. Nun wird das Archiv erstellt. Je nach größe dauert der Prozess einige Momente.
6. Now that the archive is being created, it will take some time, depending on the size of the file / folder.
7. Anschließend finden wir das Archiv im selben Ordner, in dem auch die Ursprungsdateien zu finden sind.
7. After that we can find the archive in the same folder, where the original files are located.
Alternativ kann man als "Archivformat" das "7z"-Format auswählen. Das hat den Vorteil, dass man unter "Verschlüsselung" über das Feld "Dateinamen verschlüsseln" diese im Archiv verbergen kann.
Ist die Datei sehr groß, kann man das Archiv in einzelne Teile zerstückeln. Über das Feld "In Teildateinen aufsplitten (Bytes)" kann man festlegen welche Größe die einzelnen Teile haben sollen. Bleibt das Feld leer wird das Archiv nicht gestückelt.
Wurde das Archiv erstellt, kann die Archiv-Datei je nach Größe über einen beliebigen Weg versendet / teilt werden. Das Passwort sollte allerdings aus Sicherheitsgründen nicht über den selben Kanal mitgeteilt werden
Alternatively, you can select the “7z” format as the “Archive format”. This has the advantage that you can hide them in the archive under “Encryption” using the “Encrypt file names” field.
If the file is very large, you can split the archive into individual parts. The “Split to volumes, bytes” field can be used to specify the size of each parts. If the field remains empty, the archive will not be split.
Once the archive has been created, the archive file can be sent / shared over any channel, depending on the size of the archive file. However, for security reasons, the password should not be shared over the same channel.