Veranstaltungsverzeichnis

Über den Link Veranstaltungsverzeichnis im Bereich Veranstaltungen gelangen Sie in den Veranstaltungsbaum der gesamten HHU im gewählten Semester. Durch Klicken auf die jeweils gewünschten Überschriften können Sie auf alle Hierarchieebenen des Baumes gelangen. Die einzelnen Überschriften können durch die Fachbereichsadministratoren der zugeordneten Einrichtungen bearbeitet, ergänzt oder entfernt werden. Änderungen auf der obersten Hierarchie des Veranstaltungsverzeichnisses können nur zentral vom LSF-Support vorgenommen werden.

Den Überschriften werden die entsprechenden Veranstaltungen zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt in der Bearbeitungsmaske der Veranstaltung im Reiter Zuordnung zu Überschriften. Eine Veranstaltung kann mehreren Überschriften zugeordnet sein. Weitere Informationen zur Zuordnung von Veranstaltungen zu Überschriften erhalten sie hier. 

(Abb. Veranstaltungsverzeichnis SoSe 2015)

Suche nach Veranstaltungen

Sie können in LSF Veranstaltungen auf verschiedenen Wegen suchen:

• über den Link Veranstaltungsverzeichnis (wie oben beschrieben)
• über den Link Suche von Veranstaltungen

Alle Links finden Sie im Bereich Veranstaltungen (siehe Abbildung).

(Abb. Startseite Bereich Veranstaltungen)

Über den Link  Suche von Veranstaltungen gelangen Sie zur Suchmaske. In der Suchmaske kann nach verschiedenen Merkmalen gefiltert werden (u.a. Titel der Veranstaltung, Lehrender, Einrichtung, usw.). Voreingestellt finden Sie im Filter Einrichtung bereits Ihre eigene Einrichtung, also die für die Sie als Fachbereichsadministrator arbeiten. Diese Voreinstellung können Sie bei Bedarf natürlich entfernen und uniweit nach Veranstaltungen suchen.

(Abb: Suchmaske 'Suche nach Veranstaltungen')

Eine erweiterte Suchmaske finden Sie im  Bereich Meine Funktionen unter Veranstaltungen bearbeiten.

In beiden Suchmasken kann u.a. auch nach dem Semester gefiltert werden. Standardmäßig wird das Semester ausgewählt, in welchem Sie eingeloggt sind. Ändern Sie das Semester nicht in der Suchmaske, wenn Sie nach Veranstaltungen aus anderen Semestern suchen wollen, da dies zu Fehlern führen kann, je nachdem welche Aktion Sie dann ausführen möchten. Wechseln Sie immer zunächst oben rechts auf der Startseite das aktive Semester in das Semester, in welchem Sie arbeiten möchten, und rufen dann erst die Veranstaltungssuche auf.

Neue Veranstaltung

Wählen Sie im Bereich Meine Funktionen den Link Veranstaltung bearbeiten aus. Unterhalb der Suchmaske von Veranstaltung bearbeiten erscheint der Button Neue Veranstaltung (siehe Abbildung). Es öffnet sich ein neues Bearbeitungsfenster zum Anlegen einer neuen Veranstaltung.

Mit dem Link Neue Veranstaltung eingeben gelangen Sie sofort zu diesem Bearbeitungsfenster.

Hier können Sie alle Felder ausfüllen und damit Ihre neue Veranstaltung anlegen. Am Ende müssen Sie Ihre Eingaben speichern. Es gibt nur wenige Pflichtfelder beim Anlegen neuer Veranstaltungen (Titel und Veranstaltungsart). Sie können daher alle anderen Felder nach Bedarf füllen oder leer lassen.

(Abb Veranstaltung bearbeiten)

Bitte prüfen Sie vor dem Anlegen einer neuen Veranstaltung unbedingt, ob Sie im richtigen Semester eingeloggt sind und ob es die gewünschte Veranstaltung nicht bereits in diesem Semester gibt. Eine Veranstaltung darf in LSF nur einmal erfasst werden, da es ansonsten Fehler und Konflikte in der Raumbuchung gibt.

Veranstaltung bearbeiten

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Reiter im Bearbeitungsdialog der Veranstaltungen vor. Weitere Funktionen erläutern wir gerne auf Anfrage beim LSF-Support.

Veranstaltung

Auf dieser Karteikarte können Sie die Grunddaten, wie z.B. den Veranstaltungstitel oder die Semesterwochenstunden eintragen oder auch den englischen Titel der Veranstaltung hinzufügen.

(Abb. Veranstaltung anlegen, Reiter Veranstaltung)

Hier befinden sich auch die Felder, die Sie pflegen müssen, wenn Sie Ihre Veranstaltung für das Studium Universale freigeben möchten: Studium Universale (Ja/Nein), Anzahl Teiln. St.Universale, Anzahl Credits. St.Universale

Des Weiteren legen Sie mit dem Feld Online-Belegung in LSF fest, ob Ihre Veranstaltung online belegt werden soll oder nicht. Wenn Sie sich für eine Online-Belegung entscheiden lesen Sie bitte unbedingt auch in den Allgemeinen Informationen unsere Hinweise zu den Belegfristen und Belegverfahren sowie zu den Terminen und Fristen.

Legen Sie hier bitte auch unbedingt einen Turnus für Ihre Veranstaltung fest. Der Turnus bestimmt, ob eine Veranstaltung bei der Semesterübernahme automatisch in das kommende Jahr übernommen wird oder nicht. Findet die Veranstaltung regelmäßig in jedem oder jedem zweiten Semester statt, so wählen Sie Turnus 2. Findet die Veranstaltung nur in einem Semester statt und Sie möchten keine automatische Übernahme, so wählen Sie Turnus 0.

Termine und Räume

Im Folgenden werden nur die Funktionen dieser Karteikarte erklärt. Generelle Erläuterungen zur Raumbuchung an der HHU und zur Raumsuche finden Sie im Kapitel Räume und Gebäude. 

Im Bearbeitungsbereich Termine und Räume finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Veranstaltung:

• Auswahl des Wochentags
  • An welchem Wochentag findet Ihre Veranstaltung statt? Bei Blockterminen können Sie den Bindestrich '-' auswählen.
• Angabe zur Start- und Endzeit der Veranstaltung
  • Tragen Sie Start- und Endzeit der Veranstaltung ein. Bitte beachten Sie dabei auch das Einhalten, der durch die Raumbuchungsrichtlinien vorgeschrieben Zeitslots. Auf Anweisung der AG Lehrraumplanung/SKCM finden regelmäßig Überprüfungen zur Einhaltung der Richtlinien statt. Falsch gebuchte Veranstaltungen werden komplett gelöscht.
• Rhythmus (Einzeltermin, Blockveranstaltung, wöchentlich, usw.) 
  • Wählen Sie den Rhythmus Ihrer Veranstaltung aus. Handelt es sich um eine regelmäßig stattfindende, semesterbegleitende Veranstaltung? Oder um einen Einzel- oder Blocktermin?
• Raumbuchung 
  • Raumbuchungen erfolgen gemäß den Raumbuchungsrichtlinien der HHU und entsprechend der Raumbuchungsphasen (siehe Termine & Fristen)
• Anfangs- und Enddatum der Veranstaltung 
  
  • Erster und letzter Veranstaltungstermin, bei Einzelterminen müssen Start- und Enddatum identisch sein.
• Parallelgruppe
  • Sie können eine Veranstaltung mit mehreren Kleingruppen anlegen. Die Termine der einzelnen Gruppen kennzeichnen Sie dann fortlaufend mit dieser Einstellung als Gruppe 1, Gruppe 2, usw.
  • Sie können jeder dieser Gruppen gesondert Lehrpersonen zuweisen. Folgen Sie der Terminzeile bis zum Ende und klicken Sie auf das graue Dreieck/Pfeil-Symbol am Ende der Zeile rechts. Wenn Sie dort klicken, öffnen sich weitere Karteikarten. Eine davon heißt Durchführende Lehrpersonen. Hier können Sie dann Lehrpersonen zum jeweiligen Termin bzw. zur jeweiligen Gruppe speichern. Unter dem Reiter Ausfalltermin können sie ausfallende Termine der Veranstaltung eintragen und im Bemerkungsfeld auch einen Freitext/Infotext dazu hinterlegen. Bei Eintragung eines Ausfalltermins wird auch der gebuchte Raum wieder zur Buchung durch andere freigegeben - natürlich nur an dem Datum an dem der Ausfalltermin eingetragen wurde.
• Max. Teilnehmer
  • Bei Veranstaltungen mit Kleingruppen können Sie die max. Teilnehmerzahl pro Gruppe hier hinterlegen. Je nachdem mit welchem Belegverfahren Sie die Teilnehmer in der Veranstaltung verwalten wollen, ist diese Angabe zwingend notwendig.
• Bemerkung
  • Ihre Möglichkeit einen Freitext an dem Termin zu hinterlegen mit weiteren Informationen
• findet statt / findet nicht statt
  • Kennzeichnung, ob eine der Gruppen ausfällt (Sie können diese Kennzeichnung auch nutzen, um die Belegung einer bestimmten Gruppe temporär zu sperren).
    
    

Zugeordnete Lehrperson

Hier ordnen Sie Ihrer Veranstaltung eine oder mehrere Lehrpersonen zu: Einfach aus dem Listenfeld die gewünschte Person aussuchen und speichern. Falls der gesuchte Dozent nicht zu Ihrer Einrichtung gehört, erscheit er standardmäßig zunächst nicht in der Auswahlliste. In diesem Fall müssen Sie rechts über dem Listenfeld unterhalb von Auswahllisten umschalten von Mein Fachbereich auf Alle umstellen. Sie erhalten dann eine Auswahlliste mit allen Lehrenden der HHU.

Einen zugeordneten Dozent löschen Sie, indem Sie vor dem Namen einen Haken in das Auswahlkästchen setzen und dann den Button Löschen betätigen. Dann endgültig löschen anklicken, um das Löschen zu bestätigen.

Es gibt die Möglichkeit einzelnen Terminen einer Veranstaltung (wenn z.B. Gruppen gebildet werden) Lehrpersonen zuzuweisen. Siehe dazu die Beschreibung unter Termine und Räume -> Parallelgruppen.

Zuordnung zu Überschriften

Die Zuordnung zu den Überschriften bestimmt die Anzeige der Veranstaltungen im Veranstaltungsverzeichnis. Nur Veranstaltungen, die einer Überschrift zugeordnet wurden, erscheinen (unterhalb dieser Überschrift) im Veranstaltungsverzeichnis. Eine Veranstaltung kann dabei mehreren Überschriften zugeordnet werden.Sie können Veranstaltungen nur solchen Überschriften zuweisen für die Sie als Raumverwalter auch Bearbeitungsrechte haben.

Kommentar, Literatur, Bemerkung, Voraussetzung, Leistungsnachweis, Lerninhalte, Kurzkommentar, Zielgruppe

In der Bearbeitungsmaske Ihrer Veranstaltung finden Sie eine Reihe an Karteikarten mit sogenannten Freitextfeldern. Hier können Sie einen beliebigen Text mit Informationen zu Ihrer Veranstaltung hinterlegen. Diese Felder sind idR vorgesehen für Informationen rund um Veranstaltungsinhalte, Teilnahmevoraussetzungen, Literaturhinweise, usw. Diese Felder können Sie nach Ihren eigenen Wünschen mit Inhalten versehen.

Zuordnung zu Einrichtungen

Die hier aufgeführte Einrichtung ist zum einen der Veranstalter, zum anderen wird damit festgelegt, wer die Bearbeitungsrechte an dieser Veranstaltung hat: Alle diejenigen, die eine Kennung als Fachbereichsadministrator oder Raumverwalter für diese Einrichtung besitzen. Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen, wird diese automatisch der Einrichtung zugeordnet für die Sie Bearbeitungsrechte besitzen und mit der Sie gerade angemeldet sind. Sie können eine Veranstaltung auch zusätzlich anderen Einrichtungen zuordnen - wenn Sie für diese Einrichtungen ebenfalls Bearbeitungsrechte besitzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Veranstaltung immer von allen Fachbereichsadministratoren aller zugeordneter Einrichtungen bearbeitet werden kann.

Modulzuordnung

Hier wird nur erklärt, wie Sie eine Veranstaltung einem Modul zuordnen - inhaltliche Erläuterung zu den Modulen finden Sie im Kapitel Module & Studiengänge für die Rolle FACHBEREICH.

1. Öffnen Sie die Bearbeitungsansicht der gewünschten Veranstaltung.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Modulzuordnung
3. Falls noch gar kein Modul zugeordnet wurde, können Sie das Listenfeld aufklappen und ein Modul auswählen. In dem Auswahlfeld für die Modulbezeichnung werden Ihnen automatisch alle Module, die Ihrer Einrichtung zugeordnet sind, angezeigt.
4. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Wenn die Eingabe gespeichert wurde, lässt sich das Eingabefeld nicht mehr aufklappen und hat einen hellblauen Hintergrund. Vor dem Eintrag erscheint ein grünes Häkchen
5. Über den Neu-Button können Sie beliebig viele neue Datensätze anlegen und Module hinzufügen. Wählen Sie das gewünschte Modul aus und speichern Sie Ihre Eingabe durch Klick auf Speichern.
6. Wiederholen Sie den Vorgang bis alle gewünschten Module der Veranstaltung zugeordnet sind.

 (Abb. Veranstaltung bearbeiten, Reiter Modulzuordnung)

 Zuordnung zu Modulen löschen

1. Öffnen Sie die Veranstaltung in der Bearbeiten-Ansicht und wechseln Sie auf den Reiter Modulzuordnung.

2. Markieren Sie die zu löschenden Modulangebote.

3. Klicken Sie auf Löschen.

4. Klicken Sie auf Endgültig Löschen, wenn Sie die Zuordnung der Veranstaltung zu dem so markierten Modul tatsächlich löschen wollen.

5. Sonderfall 'leere' Module löschen:

Falls man Ausversehen ohne Auswahl eines Moduls den Speicher-Button betätigt hat, speichert LSF einen leeren Datensatz als Modul an der Veranstaltung. Dieses 'leere' Modul lässt sich nicht auf dem oben beschriebenen Weg löschen und man erhält bei dem Versuch eine Fehler-Meldung (Null.Pointer.Exception). Zur Korrektur geht man wie folgt vor: In das Feld 'Modul' einfach eine beliebige Zeichenfolge eintippen und Speichern drücken. LSF bietet dann erneut die Möglichkeit über das Drop-Down-Menü ein Modul auszuwählen. Nun kann man entweder das korrekte Modul auswählen und speichern oder - wenn man den kompletten Eintrag löschen möchte - ein beliebiges Modul auswählen, speichern und dann die Schritte 2-4 ausführen.