Das Verschlüsseln von Daten vor
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deren Versendung ist besonders (aber nicht nur) bei sensiblen Informationen empfehlenswert
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Software
- ZIP-Archive
- 7Zip
- Windows
HHU Services
Kleine Dateien (bis zu 25 MB):
Dateien können über folgende Möglichkeiten versendet werden. Das Passwort zum Entschlüsseln sollte über einen anderen Kanal erfolgen.
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| RocketChat | Limit 10 MB. Verschlüsselung nur über OTR, wenn die Dateien nicht vorher verschlüsselt wurden. |
| Limit 25 MB. Verschlüsselung nur über Zertifikat, wenn die Dateien nicht vorher verschlüsselt wurden. |
Mittelgroße Dateien (10 MB - 1 GB):
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Sciebo | Das Prinzip ist ähnlich wie das von kommerziellen Diensten wie Dropbox oder Google Drive, jedoch erfolgt die Synchronisierung über Server in NRW; in der Regel liegt außerdem eine Kopie der Daten auf Ihrem Rechner. Standardmäßig stehen Ihnen hier 30 GB Speicher zur Verfügung, innerhalb von sogenannten Projektboxen können Sie auch mehrere TB Speicherplatz bekommen. Sciebo eignet sich für viele Daten der täglichen Arbeit, insbesondere dann wenn die Daten die Sie dort ablegen nicht extrem groß sind. Wenn Sie Sciebo regelmäßig nutzen, empfehlen wir den Desktop-Client auf Ihren Endgeräten zu installieren. Für gelegentliche Nutzung eignet sich auch die Weboberfläche. |
| Netzwerkspeicher / Fileserver | Hier können Sie Daten ablegen, die in ihren Rechner als Laufwerk eingebunden und sichtbar sind. Die Daten liegen aber zentral und abgesichert auf der Infrastruktur des ZIM. Anders als bei Sciebo binden Sie diesen Speicher an Ihrem Endgerät als Laufwerk ein und die Daten werden standardmäßig nicht zusätzlich auf ihrem Gerät synchronisiert. Jedem Institut der HHU stehen kostenfrei bis zu 5 TB als Netzwerklaufwerk vom ZIM zur Verfügung – mehr Speicher kann zusätzlich erworben werden. Hier können Sie ebenfalls Daten aus Ihrer täglichen Arbeit hinterlegen, wobei auch sehr große und sich sehr schnell ändernde Dateien kein Problem darstellen. Das Teilen von Daten mit Personen außerhalb ihrer Arbeitsgruppe ist allerdings nicht möglich. Das Netzwerklaufwerk eignet sich insbesondere auch für Backups von Daten sowie für die längerfristige Speicherung von internen Daten. |
Große Dateien (über 1 GB):
. Eine komfortable Möglichkeit Daten zu verschlüsseln bietet 7-Zip. 7-Zip ist eine freie Software mit der man Dateien in Kontainer zusammenfassen kann. Diese Kontainer können zusätzlich mit einem Passwort gesichert werden. Die Software kann man sich von der Seite https://www.7-zip.de/ runterladen. In den allermeisten Fällen ist die Version für "64-bit x64"-Systeme die richtige.
Dateien in ein verschlüsseltes Archiv hinzufügen
Mit 7-Zip kann man eine einzelne oder mehrere Dateien, sowie ganze Ordner in ein Archiv hinzufügen. Unter dem Begriff "Archiv" versteht man in diesem Kontext eine Kontainer-Datei. Eine solche Kontainer-Datei kann bei der Erstellung auch mit einem Passwort verschlüsseln werden.
Ein Archiv erstellen
1. Im Explorer navigieren wir zu der Datei bzw. Dateien die wir verschlüsseln wollen. In diesem Beispiel wollen wir einige Dateien unserem Download-Ordner archivieren.
2. Man klickt mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Datei oder den entsprechenden Ordner den man archivieren will. In diesem Beispiel wollen wir den Ordner "Scans" und die Datei "Jan2024.pdf" zu ein Archiv hinzufügen. Dazu müssen wir diese Dateien markieren. Dazu halten wir die STRG-Taste gedrückt und klicken mit der linken Maustaste die entsprechenden Dateien und Ordner an.
3. Anschließend klicken wir mit der Rechtenmaustaste auf eine markierte Datei / Ordner (in unserem Beispiel auf eine der zwei markierten Dateien). Es öffnet sich ein Kontext-Menü und wir wählen dort "7-Zip">"Zu einem Archiv hinzufügen..." aus.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auflistung von Parametern die man für das zu erstellende Archiv festlegen kann. Die interessanten Felder sind (1) "Archiv", (2) "Archivformat" und unter "Verschlüsselung" die Passwortfelder sowie das (3) "Verfahren".
Unter "Archiv" kann man den Namen des zu erstellenden Archives festlegen. Hat man eine Datei zum Archivieren ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig denselben Namen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, trägt das Archiv standardmäßig den Namen des übergeordneten Ordners. Da in unserem Beispiel Dateien im Downloads-Ordner liegen, wird "Downloads.7z" als Archivname gewählt. Man kann aber auch einen beliebigen Namen setzen. Der Anhang ".7z" wird als Dateiendung automatisch ergänzt und lautet je nach Archivformat anders.
5. Aus Kompatibilitätsgründen sollte man bei (1) Archivformat das "zip"-Format auswählen. Durch den wechsel des Archivformats ändern sich einige Felder im restlichen Formular (diese können aber erstmal ignoriert werden).
Beim Setzen des (2) Passworts sollte man die üblichen Vorgaben für starke Passwörter beachten (z.B. Vorgaben des BSI).
Unter (3) Verfahren gibt es die Option "ZipCrypto" und "AES-256". ZipCrypto ist schwache Verschlüsselung und sollte nicht verwendet werden. Nutzen Sie AES-256!
Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, kann man auf den "OK"-Button klicken und das Archiv wird erstellt.
6. Nun wird das Archiv erstellt. Je nach größe dauert der Prozess einige Momente.
7. Anschließend finden wir das Archiv im selben Ordner, in dem auch die Ursprungsdateien zu finden sind.
Alternativ kann man als "Archivformat" das "7z"-Format auswählen. Das hat den Vorteil, dass man unter "Verschlüsselung" über das Feld "Dateinamen verschlüsseln" diese im Archiv verbergen kann.
Ist die Datei sehr groß, kann man das Archiv in einzelne Teile zerstückeln. Über das Feld "In Teildateinen aufsplitten (Bytes)" kann man festlegen welche Größe die einzelnen Teile haben sollen. Bleibt das Feld leer wird das Archiv nicht gestückelt.
Wurde das Archiv erstellt, kann die Archiv-Datei je nach Größe über einen beliebigen Weg versendet / teilt werden. Das Passwort sollte allerdings aus Sicherheitsgründen nicht über den selben Kanal mitgeteilt werden
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